私は、デイサービスで管理者をしています。
施設には、デイサービス以外にも複数の部署があります。
先日、ある部署の管理者から話があると告げられました。
病院で検査を受けた結果、1か月ほど入院しなければならないとの事でした。
とてもショックでした。
本当に仕事熱心で、笑顔が素敵な方です。
しかし、不幸中の幸いであるのは入院して治療を行うと完治するということでした。
管理者へは、今は治療に専念するように伝えました。
「管理者不在の1か月をどう乗り切るか」
これが最大の問題です。
ありがたいことに、その部署には人員に少し余裕があります。
副管理者と現場リーダーを中心に、何とか乗り切ってもらうようにお願いしようと決心しました。
すぐに私は、副管理者と現場リーダーで緊急の会議を開き話し合いました。
そこで決定したのは、
- 人員を補充してシフト人数を確保すること。
- 副管理者を、「管理者代行」とすること。
- 管理者代行が管理業務を行う際には、全面的にフォローすること。
- 管理者が安心して休むために有給制度や傷病休暇を活用する。
以上の4点でした。
それでは、詳しく書いていきたいと思います。
緊急会議の内容
人員補充を行い、シフト人数を確保する
まずは、シフト人数を確保しなければなりません。
人員基準のこともありますが、スタッフが安心して働ける環境を整えることが最も重要
だと思います。
その部署は、少し人員に余裕のありましたが1名補充を行うことにしました。
管理者代行に就いてくれるスタッフは、管理職業務は未経験です。
そのため、少し気持ちに余裕を持てるように補充を決めました。
ここ数か月、毎月新スタッフが入社してくれています。
コロナウイルスの影響もあるのかもしれません。
その新入スタッフのおけげで、今回の補充を行うことが出来ました。
これは、とても幸運なことだと思います。
副管理者が「管理者代行」として業務を行う
管理者が不在の期間、副管理者に管理者業務を行ってもらうことにしました。
副管理者をしてくれている方は、とても前向きで情熱的です。
人当たりもよく、資料作成なども非常に上手です。
僕が一番評価しているのは、スタッフ教育です。
大きな心で、ゆったりと人に寄り添うことができる。
これは、とても大切で誰にでも出来ることではありません。
きっと「管理者代行」としての職務を立派に果たしてくれると思います。
フォロー体制について
先ほども書きましたが、副管理者は管理者業務を行ったことがありません。
部門の実績報告や、新規利用者対応など未知の部分もあります。
業務を行う際には、私が全力でバックアップすることを約束しました。
数年前、私はその部署の管理者でした。
当時から、私は副管理者のことを高く評価していました。
管理者代行としての業務も、しっかりこなしてくれると思っています。
また、副管理者は「シフト作成」や「ご家族対応」などは以前から行っています。
スタッフや利用者さんに関する業務は、全て行うことが出来ます。
ですので、あまり心配はしていません。
普段から重要な仕事を任せておくと、ピンチの時に強いと実感しました。
管理者が安心して休むための制度を活用する
管理者が安心して休むために、会社は全面的にバックアップすることを伝えました。
これは、副管理者や現場リーダーには直接は関係のないことです。
しかし、「万一自分が病気になっても会社が親身になってくれる」という安心感を与え
ることができます。
実際に、私を含め副管理者や現場リーダーも安心感を持ちました。
今回は、有給の残り日数が多いこと。
また、1か月後に有給が支給されることを考えて有給を取得してもらうことになりまし
た。
傷病手当金の活用もありますが、支給は所得の3分の２に留まります。
今回は、有給取得がベストという判断をされました。
私も、その決断が正しいと思います。
会議の結果
副管理者と現場リーダーは、
「管理者が戻ってくるまで頑張る。」
と話してくれました。
もちろん、不安な気持ちもあると思います。
でも、とてもやる気に溢れた良い表情をしていました。
「ピンチはチャンス」やなあと感じました。
まとめ
ある部署の管理者から、1か月間入院しなければならないと知らされました。
幸い、病気は手術と療養で完治するとのことでした。
この1か月間を乗り切るために、私と副管理者と現場リーダーの３人で会議を行いまし
た。
そこで、以下のことを伝えました。
- 人員を補充してシフト人数を確保すること。
- 副管理者を、「管理者代行」とすること。
- 管理者代行が管理業務を行う際には、全面的にフォローすること。
- 管理者が安心して休むために有給制度や傷病休暇を活用する。
副管理者や現場リーダー、スタッフが安心して業務に取り組めるようバックアップする
ことを約束しました。
ふたりとも、笑顔で頑張ると言ってくれました。
この２人を中心として、きっとこの危機を乗り越えてくれると思います。
今回、スムーズにこの体制がくめた原因を次のように考えます。
副管理者や現場リーダーに普段から重要な役割を任せていた。
これが全てだと思います。
重要な役割とは、シフト作成やご家族対応、主治医への連絡などです。
管理者の中には、役割をすべて自分ひとりで抱え込む人も居ます。
一見スタッフ思いに見えますが、実はそうではないのです。
普段から「業務の共有」をしておくことが重要だと改めて感じました。
一日も早く、管理者が笑顔で戻ってきますように・・・。
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
