介護のペーパー主義は変わるのか?~デジタル化してほしい業務5つ~

いきいき介護職
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はじめに

菅首相は、デジタル改革を新政府の重要方針として打ち出しています。

 

目玉政策として、「デジタル庁」新設することも大きな話題となりました。

 

行政手続き迅速化、デジタル化を目指します。

 

その為には、ペーパーワーク大幅に削減することが必要です。

 

デジタル化の波は、介護界にもやって来ると言われています。

 

コロナ禍により特例として認められている「オンライン会議」などが恒久化されるかもしれません。

 

そうなれば、時間削減が可能となります。

 

早く帰宅できたり、もっと他のこと時間を使うことができます。

 

介護には、「デジタル化したら、もっと楽になるのに」が沢山あると思います。

 

そこで今回は、

 

筆者がデジタル化してほしい業務ベスト5

 

を発表したいと思います。

 

介護の仕事をしていて、

 

  • 「介護は、紙仕事が多いなあ」
  • 「デジタル化出来たら楽やのに・・・」
  • 「もう少し良い方法無いんかなあ」

 

 

など、感じたことがある方に是非お読みいただきたいと思います。

 

 

 

ぽんてん
ぽんてん

筆者が思う「デジタル化してほしいベスト5」は以下の通りです。

らく~に、お読みいただけると嬉しいです。

3年後、この中のいくつが実現しているでしょう。

楽しみですね!

  • 利用予定、実績のペーパーレス化
  • 居宅サービス計画書のデータ共有
  • 送迎表作成のIT化
  • 担当者会議のオンライン化
  • 契約書などの印鑑の廃止

 

それでは、詳しく見て行きたいと思います。

 

コロナ禍でのICT促進

  

ぽんてん
ぽんてん

ベスト5の前に、現在の状況をおさらいしましょう。

コロナウイルスにより、介護の形変化しました。

 

ICTとは「情報技術の使い方」という意味です。

 

パソコンやスマートフォンなどを使用すること」と考えましょう。

 

 

 

新型コロナウイルスの影響によって、介護の仕事にも変化が起こりました。

 

代表例は、担当者会議です。

 

オンライン会議が、特例として認められています。

 

今は特例ですが、恒久化されることが望まれています。

 

ぽんてん
ぽんてん

デジタル化によって、実現するといいですね!

ただ、筆者は一度もオンライン担当者会議を経験していません・・・

 

介護保険制度が2000年にスタートして、20年が経過しました。

 

その間にデジタル技術は、飛躍的に進化しました。

 

デジタル技術の恩恵を、介護がどれほど受けられるのか

 

注目ですね。

 

次の章では、いよいよランキングを発表します。

 

「筆者がデジタル化してほしい業務」ベスト5

第1位 利用予定、実績のペーパーレス化

筆者がデジタル化してほしい業務」ダントツ1位は、利用予定、実績のペーパーレス化です。

 

現在の過程は、次の通りです。

 ・予定表の流れ

  1. ケアマネジャーさんが予定表を作成
  2. 紙ベースで、事業所に持参
  3. 事業所が、PCに予定を入力し完成

  

実績の流れ

  1. 事業所が実績(今月何回利用したか)を作成
  2. 紙ベースで、ケアマネジャーさんへ持参
  3. ケアマネジャーさんが、PCに予定を入力し完成

 

 

ぽんてん
ぽんてん

赤字の部分は、全てマンパワーです。

PCで作成したものを、「紙」に印刷して持参。

受け取った側は、目で見てPCに入力しています。

つまり、同じ書類を何回もPC入力している!ことになります。

 

介護は人手不足言うてるやん!

 

という声が聞こえてきそうですね。

 

データで送れば、何分の一の時間で作業が終わるのか…。

 

一日も早く、書類のペーパーレス化を実現して欲しいです。

 

第2位 居宅サービス計画書のデータ共有

筆者は、デイサービスに勤務しています。

 

デイサービスでは、「通所介護計画書」を作成する決まりになっています。

 

ぽんてん
ぽんてん

ケアマネさんが作成した「居宅サービス計画書」に基づき、デイサービスは「通所介護計画書」を作成します。

「デイサービスでは、こんな風にサービス提供します」と宣言する計画書です。

 

第1位の予定表や実績表と同じです。

 

居宅サービス計画書は紙ベースで渡されます。

 

デイサービスが作る「通所介護計画書」と、ケアマネさんが作る「居宅サービス計画書」共通する文章が多いです。

 

デイサービスは長い文章を、目で見てPCに再入力しなければなりません。

 

ここでも、データ共有できればタイピングしなくてもいいのです。

 

ぽんてん
ぽんてん

ケアマネさんが作成したのと同じ文章を、デイサービスがタイピングする。

介護では、このような「ダブり作業」が本当に多いのです。

本来なら、Eメールで送ってコピペで終わり!でしょう・・・。

第3位 送迎表の作成をIT化

筆者は、現在2部署のデイサービスを兼務しています。

 

送迎表は、それぞれの担当スタッフが作成してくれます。

 

12人定員の小規模デイサービスは、比較的簡単に作成できます。

 

しかし、38人定員のデイサービスは、送迎表作成大変です。

 

ぽんてん
ぽんてん

毎回、同じ利用者さんが来所するなら苦労はありません。

しかし、ショートステイなどで来所メンバーが微妙に変わります

送迎表作成は、難解パズルを解いているようなものです。

送迎表作成は、どんなに頑張っても数十分は必要です。

 

最近では、自動作成ツールも市販されているようです。

 

筆者は、「ほのぼのシステム」というツールを利用しています。

 

実績や予定表を作成できるソフトで、送迎表自動作成ツールも含まれています。

 

送迎表作成ツールは、まだ活用できていないのですが、近日中にチャレンジしようと思います。

 

希望時間距離、利用者さん同士の乗り合わせNG」なども入力できるらしいです。

 

技術の進歩は、素晴らしいですね。

 

ぽんてん
ぽんてん

こういったシステムを、どんどん活用していくべきですね!

スタッフの負担を少しでも減らせたら嬉しいです。

第4位 担当者会議のオンライン化

これは、すでに実施されています。

 

現在は、コロナウイルス予防の特例として認められています。

 

しかし、実際に活用されているのでしょうか?

 

私の周囲では、活用されていません。

 

担当者会議を行わず、「利用者照会」で済ませています。

 

「照会」を送るのも、紙ベースでFAXですけど・・・(苦笑)

 

ぽんてん
ぽんてん

法人内では、頻繁にオンライン会議が行われるようになりました。

今後、他事業所間でも積極的に行われることを期待しましょう!

第5位 契約書などへのハンコ廃止

最近、ハンコ(印鑑)の廃止をよく耳にしますね。

 

行政でも、ハンコ不要を訴える方が増えてるようです。

 

介護の世界でも、ハンコは必需品です。

 

利用者さんと事業所が交わす契約書

 

しかし、使用するのは認め印ではないでしょうか?

 

シャチハタを使用する場合も少なくありません。

 

ぽんてん
ぽんてん

認め印やシャチハタで通るなら、サインでもいいような気がしますね。

むしろ、サインの方が本人確認しやすいかもしれません。

 

押印は、日本の文化です。

 

簡単には変えられないかもしれませんが、近い将来サインでも認められる時代が来るかもしれませんね。

まとめ

今回は、「筆者がデジタル化してほしい業務」について見てきました。

 

デジタル化が進む世の中にあって、介護は「ペーパー大好き業界」です。

 

最近は、「メモをとるより写メをとれ!」みたいになってますね。

 

必要なことは取り入れ、良い部分は残すことが大切です。

 

それでは、今日のおさらいです。

 

筆者がデジタル化してほしい業務ベスト5」は次の通りです。

 

  • 利用予定、実績のペーパーレス化
  • 居宅サービス計画書のデータ共有
  • 送迎表作成のIT化
  • 担当者会議のオンライン化
  • 契約書などの印鑑の廃止

 

介護保険制度がスタートしてから、20年が経過しています。

 

事業所間のやり取りは、当時から変わってないのではないでしょうか?

 

この20年でIT通信技術は飛躍的に向上しています。

 

介護界も、早く恩恵を受けたいところですね。

 

ぽんてん
ぽんてん

人材確保が難しい現在。

スタッフの負担を軽減するためにも、ICT活用は必須です。

送迎表作成がAIで出来たらいいのになあ・・・!

最後までお読みいただき、本当にありがとうございました。

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